نحوه برخورد منشی با مراجعین

منشی‌ها سفیر برند پزشکان هستند و عملکرد قدرتمند و ضعیف آن‌ها تاثیر مستقیمی بر افزایش و یا کاهش اعتبار حرفه‌ای پزشک دارد.

در برخی از موارد حتی منشی ها نقش مدیر مطب و دستیار پزشک را داشته و به عنوان چشم و گوش مطب و کلینیک پزشکی هستند.

وظایف منشی ها عبارتند از:

تماس تلفنی با مشتریان قدیم و جذب مشتری جدید

تبدیل مطب به مکانی جذاب و آرامش بخش برای مراجعه کنندگان و متناسب سازی محیط مطب با نیاز مراجعین

بازخوردگیری از مشتریان در زمان قبل و بعد از مراجعه و افزایش رضایتمندی آنها

دریافت نظرات مشتریان برای بهبود عملکرد مجموعه

بهره برداری از سیستم های دیجیتالی ارتباط با مشتریان

استفاده از سیستم نوبت دهی آنلاین و پرونده دیجیتالی

استفاده از ایده های جدید مثل کافه مطب

استفاده از رسانه های دیجیتال و شبکه های اجتماعی مثل اینستاگرام، واتساپ، تلگرام و…. برای جذب مشتری

بعضی ازمراجعه کنندگان در شرایط فعلی جامعه و دنیا مخصوصا در دوران کووید ۱۹ دچار افسردگی شده اند و بعضی دیگر به خاطر مشکلات اقتصادی دچار مشکلات عصبی شده اند، منشی باید به صورت کاملا فوق حرفه ای با انها برخورد کند.

در سلام کردن از مراجعین سبقت بگیریم و با چهره ای خندان با آنان احوالپرسی کنیم چرا که اینگونه برخوردها باعث می شود ارباب رجوع حتی اگر کارش انجام نشدنی و یا بدون جواب باشد از این که مورد احترام واقع شده است، با رضایت کامل مطب و کینیک ما  را ترک کند.

در واقع یک تبسم کافی است تا احساس محبت و صمیمیت را در مراجعین به وجود آورد و اصولاً برخورد خوب با هر ارباب رجوعی همیشه خاطره خوبی در ذهن آنان باقی می گذارد.

آموزش رفتار با مشتری به صورت صحبت کردن و حتی ارتباط چشمی با مشتری هنگام ورود به مطب می تواند تاثیر به سزایی در جذب مشتری داشته باشد.

منشی باید هنر شخصیت شناسی مشتری را داشته باشد و بسته به شخصیت مشتری رفتار محترمانه مطابق با مشتری را داشته باشد.

انتخاب سبک آهنگی که در محیط مطب و کلینیک توسط منشی پخش می شود در جذب و نگهداشت مشتری موثر هست.

صبر وحوصله شرط دوم برخورد با ارباب رجوع است. بدین معنی که باید به حرف های آنان دقیقاً گوش سپرده و با اشاراتی که حاکی از میل و رغبت باشد به آنان اجازه داد تا تمام حرفهای خود را بزنند و بعد از آن با ملایمت جواب مناسب وسنجیده ای به آنان داده شود.

نوبت دهی به مراجعین به صورتی باشد که زمان انتظار مراجعه کنندگان کاهش و رضایت آنان افزایش پیدا کند.

اولین اصل در ارائه خدمات به مشتریان این است که با انسان‌ها، مانند یک انسان برخورد کنید. در حقیقت، معنی این اصل، همان جمله‌ی معروفی است که می‌گوید: “با دیگران همانطور برخورد کن که دوست داری با تو برخورد شود!

در جامعه امروز و افزایش رقابت جامعه پزشکی، منشی مطبها برخلاف گذشته نمی توانند هر طور که دلشان خواست با مراجعه کنندگان برخورد کنند. برخورد منشی به نوعی بازتاب برندینگ پزشک می باشد بنابراین پزشکان باید تمام تلاش خود در آموزش منشی ها انجام دهند.

در برخورد با مراجعین باید به فراخور شخصیت و میزان آگاهی افراد با آنان برخورد نمود و از روش های سازنده و معقول استفاده کرد.